ホームページの管理情報、引き継ぎできていますか？担当者退職で起きるトラブルと防ぎ方

「前の担当者が辞めてから、ホームページのことが分かる人が社内にいないんです」

中小企業のホームページを23年間管理してきた中で、このご相談は何度も受けてきました。そして、こうした相談が来る時には、すでに何かしらのトラブルが起きています。

ホームページの管理を一人の担当者に任せきりにしていると、その人がいなくなった瞬間に、サーバーの契約情報、ドメインの管理画面、WordPressのログイン情報、すべてが分からなくなります。

この記事では、担当者の退職で実際に起きるトラブルと、今のうちにやっておくべき対策をお伝えします。

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実際に起きるトラブル

ドメインの更新ができない

ドメイン（`example.co.jp` のようなホームページの住所）の管理アカウントが、退職した担当者の個人メールアドレスに紐づいていることがあります。更新通知メールは退職者のメールボックスに届き、誰も気づかないまま期限を迎えます。

ドメインが失効すると、ホームページが表示されなくなるだけでなく、メールアドレス（`info@example.co.jp` など）も使えなくなります。失効したドメインは第三者に取得される可能性があり、取り戻すのは極めて困難です。

サーバーの契約が更新されない

レンタルサーバーの契約も同じ問題が起きます。クレジットカードの有効期限が切れて自動更新が失敗していたり、契約者名義が退職者になっていて変更手続きができなかったりします。

サーバーの契約が切れると、ホームページのデータそのものが削除される場合があります。バックアップがなければ、一から作り直す事態になります。

WordPressにログインできない

WordPressの管理画面にログインするためのIDとパスワードを、退職者しか知らなかったというケースは珍しくありません。緊急の修正や更新が必要になっても、管理画面に入れないため何もできません。

サーバーのデータベースにアクセスしてパスワードをリセットする方法はありますが、サーバーの管理画面にもログインできない場合は完全に詰みます。

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なぜこの問題が繰り返されるのか

根本的な原因は、ホームページの管理情報が「属人化」していることです。ホームページを作った時に関わった人だけが情報を持っていて、社内の共有資産として管理されていない。

中小企業では「ホームページのこと」自体が日常業務の優先度が低いため、管理情報の整理や引き継ぎの仕組みを作る動機がありません。問題が起きて初めて「あのログイン情報どこだっけ」となります。

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今すぐやっておくべき3つのこと

1. 管理情報を一覧にまとめる

以下の情報を、紙またはパスワード管理ツールで一覧にしてください。

ドメインの管理会社（お名前.com、ムームードメインなど）とログインID・パスワード。レンタルサーバーの会社（Xserver、ConoHa WINGなど）とログインID・パスワード。WordPressの管理画面URL、ログインID・パスワード。SSL証明書の種類と有効期限。契約の支払いに使っているクレジットカードまたは口座。

2. 契約名義を個人ではなく会社にする

ドメインとサーバーの契約名義が退職者個人になっている場合は、今のうちに会社名義に変更してください。連絡先メールアドレスも、個人のアドレスではなく会社の共有アドレス（`admin@example.co.jp` など）に変更します。

3. 定期的に「管理できる状態か」を確認する

管理情報をまとめても、それが最新の状態に保たれていなければ意味がありません。半年に1回は「この情報でログインできるか」を確認する習慣をつけてください。

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自分たちだけで整理するのが難しい場合

管理情報の整理は、現状を把握することから始まります。「デジタル資産の番人」の初回点検では、ドメインやSSL証明書の契約状況、サーバーの状態を確認し、管理上のリスクがないかをチェックしています。